UM CASO REAL DE AVALIAÇÃO DO SISTEMA EMPRESARIAL

Antes, algumas considerações básicas:

VENDAS

Fica evidenciado que as vendas representam um fator primordial na empresa, visto que estas influenciam de forma diretamente proporcional ao faturamento da empresa. Para tanto, existem técnicas que podem vir a ocasionar um incremento nas vendas, o que conseqüentemente virá a influenciar no lucro de tal empresa. 

A venda de produtos já ocorre desde os primórdios da humanidade, e pode ser definida como uma troca que envolva valores. A  atividade de vendas é classificada como ferramenta promocional entre propaganda, promoção de vendas, merchandising e relações públicas. Segundo Cobra (1991, p.22), “a administração de vendas é um processo gerencial e sistêmico dos procedimentos organizacionais da venda pessoal”.

Dessa forma, a venda pessoal tem sido definida como uma comunicação direta com uma aceitação qualificada de consumidores, sendo que o vendedor que transmite e recebe através do cliente.

O complexo de vendas é a combinação de recursos a serem empregados ou das influências exercidas nos objetivos de venda. Segundo Silva (1986, p.107), “é preciso convencer os clientes a fazerem o que a empresa quer que eles façam”.

Existem elementos que compõe o complexo de vendas, esses elementos devem ser levados em conta quando se estabelecem objetivos de vendas.

Todo produto ou marca, quando estudado como viável no mercado, carrega consigo um valor a ser cobrado ao consumidor. Esse  valor é preço que o consumidor pode e deseja pagar. A diferença entre o valor e o preço que o comerciante deve pagar a empresa é a margem de comercialização ou a margem do produto.

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Qualquer empresa que queira atuar no ramo de vendas necessita saber primeiramente qual produto ou serviço pretende vender, em seguida, para quem vendê-lo. Esse ponto em que se explana é o ponto chave “consumidor”, deve-se fazer uma analogia sobre o tipo de cliente que irá consumir seu produto ou serviço. Segundo Stanton (1984, p.56), é necessário: [...] analisar saber o que realmente o consumidor necessita comprar e seus hábitos de compra. É necessário fazer uma distinção entre a pessoa que realmente compra o produto e o indivíduo que usa o produto. O fator de mercado depende do indivíduo a quem o produto é dirigido.

Este sem dúvida representa um dos fatores mais relevantes porque neste segmento deve-se sempre ter conhecimento das preferências do cliente e que tipo de consumidor pretende-se atingir. O produto ou serviço deve ser diretamente atingir o consumidor ao que ele necessita e ao que pode pagar.  

Uma promoção de venda baseia-se em realizar uma queda periódica em um produto ou serviço, para maior vontade de possuir da parte do cliente. Segundo Silva (1986, p.156), “a promoção de venda é a atividade que se executa para alterar temporariamente a relação custo / benefício, tornando-a mais vantajosa e, portanto, mais desejada a compra do produto em promoção”.

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Um sistema é composto por quatro finalidades: entrada, processamento, armazenamento e saída. A função de um sistema de informações é espelhar uma prática levando à otimização de um processo. Ele levanta dados informativos, que são processados e sistematizados para melhoria.

Para uma equipe de vendas  ser bem sucedida, é preciso não somente manter informações diretas entre gerentes e vendedores, mas sim com toda empresa, de preferência em tempo real, indiferente do modo em que operam. Um elemento primordial ao se tratar de tecnologia é o software, que de uma  maneira trivial, são instruções que quando executadas produzem uma função e desempenho desejados de forma coerente, uma informação ou um agregado de dados que é o que gera uma informação.

ADMINISTRAÇÃO DE VENDAS

Todo setor de uma empresa possui sua respectiva função. Cada setor constitui um sistema que supre a empresa de determinada função. A administração  de vendas tem a finalidade de coordenar todas as vendas da empresa. O sistema de controle cabe à Administração da Força de vendas fazer o controle de todas as atividades da equipe e as

análises sobre os resultados obtidos, a fim de manter a gerência de vendas informada e sempre fica com ela  a análise dos dados obtidos e as recomendações sobre  os desvios encontrados relativamente aos orçamentos, estimativas e estratégias.

 

Fica evidenciado que a função da administração da força de vendas é controlar as despesas geradas pela equipe de vendas, assim como por analisar os relatórios de resultados, para a elaboração dos relatórios finais.

O potencial de mercado é o fator predominante de uma empresa, porque deve-se explorar o máximo do seu limite. Com localização meramente estabelecida, a distribuição deve abranger, o foco de uma empresa e a usabilidade dessa estratégia eleva a uma melhoria potencial significante. Segundo Sandhusen (2003, p.79), “potencial de mercado é aquilo o que os mercados organizacionais e consumidor poderiam comprar de todos os vendedores. Já potencial de vendas, é o que poderia ser comprado de um vendedor individual”.

PAPEL ESTRATÉGICO DE VENDAS

O conceito de marketing se pauta na idéia de que atingir metas organizacionais depende da determinação das necessidades e dos desejos dos mercados-alvo e do fornecimento da satisfação esperada de uma forma mais efetiva e eficiente do que a dos concorrentes.

O objetivo de vendas é focado normalmente no consumidor, onde este representa um ponto chave. Outro ponto importante dentro dos objetivos de venda de marca é estabelecer um planejamento adequado.

Uma vez aprovadas as estratégias de vendas de marca, juntamente devem ser aprovadas as Estratégias de Marketing de Marca, porque tais estratégias são indissociáveis. Apenas desta forma, pode-se estabelecer os objetivos de venda, necessários para implementação da estratégia como um todo.

O funcionamento pleno de uma empresa ocorre de forma sistemática. Partindo desse pressuposto, pode-se afirmar que um sistema é representado por um conjunto de elementos incomuns que em sua junção formam um todo. Também pode ser definido como um agregado de partes coordenadas que concorrem para realização de um objetivo comum.

UM CASO REAL DE AVALIAÇÃO DO SISTEMA EMPRESARIAL DE UMA MICRO EMPRESA 

HISTÓRICO DA EMPRESA

A empresa esta há seis anos no mercado de fabricação de tintas industriais, e ao final do ano de 2010, passou também a compor o ramo de tintas imobiliárias.

Ela era composta por seis funcionários ativos, sendo estes distribuídos da seguinte forma: três funcionários no setor de produção, um motorista –  responsável pelas entregas, uma secretária – responsável pela administração geral, e o setor de limpezas gerais é composto por uma funcionária. Existem mais dois membros nessa instituição que são os sócios-proprietários da empresa, responsáveis pelas negociações desta.

Desde a sua fundação a empresa contava com um gerente de vendas e mais três vendedores externos, o faturamento mensal, com a presença desta equipe circulava por volta de um montante bruto de R$ 80.000,00 (oitenta mil reais).

Constatamos que por dificuldades essa equipe havia sido extinta, e, além disso, os funcionários egressos criaram uma empresa e concorrem paralelamente com a empresa em questão. 

Levantamos que devido a falta de uma equipe de gerência, ocorrera uma queda de faturamento para a empresa que possuía um faturamento médio de R$ 45.000,00 (quarenta e cinco mil), ou seja, uma queda de 43,75% no montante bruto, no qual ela recebia.

Dessa forma, a empresa foi se deteriorando e não observou que estavam em um déficit constante com os clientes. Com isso a empresa sofria as conseqüências até nos dias atuais, e com isso foram observados os seguintes pontos fracos:

a) Houve falhas no atendimento ao consumido, pois quanto ao atendimento ao cliente e ao público, o pessoal responsável pelo setor em questão estão despreparados com relação ao atendimento. Quando os sócios responsáveis não estão presentes no local de recepção da clientela, os dois funcionários designados para área não utilizam as técnicas necessárias para realizar uma venda adequada e com qualidade.

b) Outro aspecto relevante da empresa é que ela não possui um programa de pós-venda, ou seja, o retorno de contato com o cliente para saber se este foi bem atendido e está satisfeito com o produto ou serviço. c) Também foi observado uma ausência parcial de sistemas de informação porque com relação ao sistema de tecnologia da informação da empresa, constatou-se que os métodos utilizados são de tecnologia inadequadas para movimentação e também venda de produtos, as ocorrências giram em torno de um sistema “Aplicativos Comerciais 2005”, ou seja, versão do software atrasada.

c) Na parte de produção havia um problema de organização hierárquica dos pedidos realizados pelos clientes, ou seja, não era seguida uma seqüência lógica de realização da produção porque predominava um método e operação muito comum relativo a papel e caneta, além de fichários. Isso acarretava uma deficiência redundante de atraso de produtividade, e também, um atraso na entrega da mercadoria. O desperdício de matéria-prima era grandioso devido às medidas não estabelecidas como, por exemplo: a pigmentação das tintas é pesada manualmente devido a ela ser em pó e não é mensurado corretamente, ocorrendo, portanto, sobra ou falta de quantidade solicitada corretamente.

d) Ocorria também um lapso na patente do produto porque, embora a empresa possua produção própria, ela não tinha marca e nem patente sobre seu produto, sendo que, por mais que obtenha um nome específico para cada produto, esta corre o risco de perder a marca que já é conhecida no mercado.

e) Observou-se a ausência de EPI’S (equipamentos de proteção individual), as proteções eram somente representadas pelos macacões de proteção, e os operários não utilizavam as proteções contra acidentes de trabalho.

f) Constatamos também como um ponto fraco, era a deficiência de negociações excessivas com clientes que muitas vezes não eram conhecidos e nem especificados perante o programa e logo isso acarretava uma alta inadimplência perante a empresa da parte dos clientes novos ou até também mesmo os antigos, já que não foram postos adentro no programa de controle para consultas on-line.

Apesar dos problemas, a empresa em questão apresentava também alguns pontos positivos. Com relação aos pontos fortes diagnosticados na empresa, pode-se mencionar:

a) Houve uma vantagem para a produção porque a empresa somente produzia tintas para linha industrial como, por exemplo: fábrica de móveis de aço e estrutura metálica, etc. A partir do ano de 2010, a empresa contratou a equipe de vendas e gerência, e começou a revender tinta imobiliária, como também, passaram a fabricar uma nova linha de tintas óleo e esmaltes imobiliários, buscando como os principais clientes, as lojas de materiais de construções na região, obtendo desta forma um melhor rendimento.

b) E empresa possuía uma previsão de consultas. Esta possuía o programa “check-express”, que é um acesso à situação atual de pessoa física ou pessoa jurídica, podendo desta forma, impedir ou liberar a realização de compras.

MÃO NA MASSA!

Constatamos que o problema crucial de falha no setor de vendas não está correlacionado com a concorrência externa e mercado, por isso ocorreu o estudo do setor de vendas da empresa.

O estudo de caso proporcionou a uma probabilidade mais acessível para informatizar gradativamente a empresa, melhorando seu desempenho na venda do seu produto, serviço e organização desde o chão de fábrica até a gerência de vendas. Após as ocorrências observadas neste estudo, na empresa apresentam-se algumas sugestões que são fundamentais para um melhor funcionamento da empresa.

REESTRUTURAÇÃO DOS SETORES DA EMPRESA

Todos os setores da empresa foram observados, e a deficiência estava justamente na área que abrange a venda do produto, mas essencialmente devido a vários fatores internos intermitentes ao setor de vendas.

Primeiramente reestruturamos o setor da gerência de vendas, porque é um ponto forte que uma vez foi de alta utilidade para a empresa, justamente no encaminhamento para um pessoal que possua conhecimento do setor em questão e por conseqüência, venha a ocasionar uma melhoria no desempenho desse setor.

Dando prosseguimento, a gerência do setor de vendas composta por um gerente geral de vendas, um gerente de vendas - que corresponde a um vendedor interno como também um substituto do gerente em sua ausência -, e dois vendedores, um na própria cidade e outro para regiões.

Com este novo grupo o primeiro objetivo alcançado foi a reconquista dos clientes antigos que foram perdidos, mesmo com a falta de atendimento adequado na época. Em relação aos atendentes comerciais, estes receberam um treinamento e capacitação de atendimento ao cliente, uma vez que como fora estudada a situação da empresa.

Programamos um sistema de pós-venda  adequado, o qual consiste em determinar se o cliente está satisfeito ou não, logo após de adquirir o produto adquirido pelo mesmo, seja este por via telefônica ou via e-mail e assim também ofertar descontos apropriados.

Com a reformulação do setor de produção baseado também em treinamento e capacitação dos atuais que somente produzem, porém, não estavam a par da formulação e coloração, então contratou-se um técnico responsável para esta formulação e coloração. Os demais continuam subordinados a serviços gerais de mão-de-obra primordiais.

O técnico responsável pela produção pauta-se em reorganizar também o modo como devem ser arquivados tipos de formulações de tintas, visto que isso reduz o desperdício de matéria-prima, uma vez que o técnico possui conhecimento das dosagens e quantidades adequadas para realização do produto em questão e também documentação imediata de clientes com prioridade maior para um atendimento preciso com responsabilidade, ou seja, pedidos antecipados devem ser atendidos numa ordem cronológica e não com distúrbios de tempo.

LOGÍSTICA

Para retenção de custos, colocamos para empresa, meios diferenciados para realização da logística, e ela divide-se que duas categorias: 

 – Produtos de Pequeno Porte: com relação à entrega do produto acabado de pequeno porte e em baixa quantidade, o qual vinha sendo realizado por meio do automóvel da empresa através de um motorista contratado. Contratamos a utilização de empresas de terceirização, com motoboys para entregas rápidas dentro do próprio município, porque isso acarretava em uma redução de custos. 

– Produtos de Grande Porte e Alta Quantidade: no caso de entregas de volume mais elevado, para entregas externas ao perímetro urbano, utilizar-se-ia de uma empresa de fretes para que, desta forma, ocorra uma grande redução de custos.

MARKETING E VENDA

É proposta a utilização de um automóvel plotado da empresa, ou seja, um carro personalizado contendo a logomarca da empresa, imagens dos produtos produzidos e o telefone para fazer propaganda.

A empresa optou por esse automóvel personalizado, sendo que este apresentaria maior destaque diante dos clientes em visitas comerciais.

Também como estratégia de marketing, após este novo método de organização hierárquica, além dos produtos existentes atualmente a empresa passará a atuar definitivamente no ramo imobiliário.

UTILIZAÇÃO DE EPI’S

Para melhoria das condições de trabalho dos funcionários e da preservação do meio ambiente, sugerimos os seguintes parâmetros:

- Proteções apropriadas: as proteções apropriadas para realização deste trabalho, além dos macacões que a empresa possuía ela deverá adotar a utilização de luvas, máscaras de proteção, botas de borracha e capuz.

Em relação à não utilização das proteções, os funcionários terão de usar obrigatoriamente, isso após um treinamento específico, seguido de um processo de

conscientização.

– Aquisição de Novos Equipamentos: Constatamos a necessita-se de exaustores com filtro para exalar os vapores de solventes utilizados na fabricação das tintas para fora do

estabelecimento, com isso reduzindo os danos causados ao meio ambiente. Sugerimos ainda que seja adquirida uma cabine própria para a realização de testes de  pintura.

RECOMENDAÇÃO DE NOVOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

A venda e comercialização eram feitas através de instrumentos comuns, ou seja, papel e caneta e um básico controle de estoque informatizado não adequadamente.

A partir desse aspecto colocamos na empresa um sistema de informação avançado com usabilidade da parte do proprietário ou usuário mais facilitada.

Programamos o acesso remoto com os demais setores da empresa, como a produção e o atendimento baseado em computadores conectados internamente em redes, sendo uma intranet, além disso, um acesso de ramais telefônicos para urgências e comunicação dos setores envolvidos. Isto foi ressaltado porque era o principal setor em déficit na empresa e necessitava reestruturação.

Ligamos uma rede de computadores que estão vinculados a todos os setores da empresa. A gerência de vendas possuirá o servidor e o software de controle, com isso, passou a ter acesso a tudo e também a controla o acesso de todos.

A rede em permite apenas o privilégio do usuário do setor de gerência de vendas a ser livre, ou seja, o servidor ou a central de acesso. A loja passa a ter um computador, na administração geral também um, no escritório contábil terão dois porque eles geram o faturamento e notas fiscais e a produção um.

Fora instalado um software que proporciona o controle de acesso e privilégio, isto relacionado a movimentações não somente do estoque, mas sim outro como, por exemplo, o setor financeiro e contábil relacionados com movimentações de entradas e saídas de mercadorias.  Em relação aos acessos e privilégios, estarão disponíveis para cada setor conforme:

– Atendimento ao Consumidor: o atendimento ao consumidor poderá cadastrar clientes, alterar dados do cliente, excluir cliente e registrar os pedidos dos clientes e repassar para o setor de vendas.

– Setor de Produção: o setor de produção somente poderá acessar à quantidade de pedidos pendentes para sim realizar a produção do produto, baixar o estoque de matéria-prima e enviar a confirmação de término do produto.

– Setor Financeiro: o setor financeiro receberá o valor da mercadoria vendida (saída), recebendo da gerência de vendas e o valor  da mercadoria comprada (entrada), recebendo do setor de produção.

– Setor de Gerência de Vendas: o setor de vendas receberá informações do atendimento sobre pedidos, que fará a verificação com a produção, caso tenha em estoque a produção imediatamente passa a informação e logo o cliente pode levar o produto em mãos.

Em virtude de não haver estocagem, o setor de vendas repassa o pedido para a produção para ela logo começar a produzir e também há possibilidade de priorizar a produção baseado em que o cliente solicitou. A partir deste novo método de sistema informativo a empresa poderá acelerar seu processo de produção, os clientes ficam mais satisfeitos pela agilidade e recepção do produto correto, o setor de gerência vendas oportunizará para todos um acesso remoto e com segurança agilizando todo o processo de vendas e produção.

O setor financeiro terá todos os parâmetros necessários para que não haja um desfalque no faturamento e no balanço, porque receberá os dados e informações em tempo real.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Com base neste projeto, foi possível analisar o funcionamento do setor de vendas desta empresa, o que possibilitou conhecer todos os subsistemas que compõem o sistema empresarial.

A empresa voltou a obter vantagem competitiva e retomou ao mercado o qual esta havia perdido, voltando a fazer frente competitiva com as demais empresas concorrentes.

Tais mudanças foram adotadas a partir do setor interno da empresa, que obteve uma reestruturação em todos os subsistemas a esta vinculada.

Nesse contexto, a presente consultoria permitiu concluir que, caso a empresa venha a adotar um novo modelo de gestão e planejamento empresarial, esta tende a apresentar um melhor controle sobre movimentações, dados e informações, as quais virão a ser armazenadas com mais segurança.